Basketball Business

Update für die Öffentlichkeitsarbeit

Tu Gutes und sprich darüber – ein oft genutztes und stets aktuelles Zitat, das die Pressearbeit in haupt- und ehrenamtlich geführten (Sport-)Vereinen ermutigen soll, offensiv dem Thema Öffentlichkeitsarbeit zu begegnen. Fünf Euro also ins Phrasenschwein, die gerne investiert sind. Der folgende Bericht soll ein Wegweiser für interessierte Vereinsmacher sein, die über einen Frühjahrsputz der hauseigenen Selbstdarstellung nachdenken.

Von Sven Labenz (SPOPS – Sports by SPOPS)

13.03.2011 |

Ist im Allgemeinen von Öffentlichkeitsarbeit die Rede, so spricht man von der Gestaltung der Außenwirkung von Organisationen, Vereinen, Behörden, Unternehmen oder Einzelpersonen. Der Begriff „Public Relation“ (PR) grenzt sich grundsätzlich von Agitation (= politischem Werben, beeinflussen) oder Werbung ab, da nicht einzelne Handlungen erzielt (etwa eine Stimmabgabe oder Warenkauf), sondern ein generelles positives Image bzw. eine gute Reputation geschaffen werden sollen. Bereits Ende des 19. Jahrhunderts tauchte der Begriff in den Vereinigten Staaten auf, in Deutschland wurde „Öffentlichkeitsarbeit“ sowie die Pflege des eigenen Images in der Außendarstellung später (1917) erstmals erwähnt.

Pimp my Public Relation – aber wie?

Für eine erfolgreiche Pressearbeit im Sportverein sind viele Bausteine wichtig. Neben einer strukturierten Aufgabenverteilung, d.h. einer klaren Benennung von miteinander kommunizierenden Personen, ist das richtige Know-How von PR-Machern gefragt. Ebenso spielen Aktualität, Innovation, Kreativität und Konzeption für Schreiberlinge eine wesentliche Rolle. Ein gesundes Netzwerk, die richtigen Kontakte, ein Multimedia-Mix sowie letztlich auch der fesselnde Schreibstil bringen den (Basket)Ball ganz weit nach vorne.

Zu Beginn hilft es oft, sich in die Lage von örtlichen Zeitungsredakteuren zu versetzen. Und hier sprechen wir nicht von rasenden Reportern wie Peter Parker, der nachts als menschliche Spinne Verbrecher jagt. Wir meinen die Lokalzeitung, die in regelmäßigen Abständen von den Sportereignissen berichtet.

Für den zuständigen Journalisten gilt: wenig Zeit, wenig Zeilen, wenig Geld. Dafür aber viele Presseinformationen, Einladungen und Nachrichten im morgendlichen Posteingang, sodass der frisch aufgebrühte Kaffee vor Schreck über die eben erworbene, hauseigene Druckerschwärze verschüttet wird und der freie, aber fleißige Redakteur im endgültigen Chaos versinkt.

Deshalb gilt: Ein Schuss, ein Treffer. Stechen Sie heraus, seien Sie professionell und seien Sie gut. Heben Sie sich von den anderen 147 E-Mails im Posteingang ab.

Kontakte pflegen & nutzen

Gute Beziehungspflege zur Presse hat ihre Basis in einem gut strukturierten Presseverteiler, mit genauen Anschriften der unterschiedlichen Medienvertreter, den zuständigen Ansprechpartnern mit Vor- und Nachname, Positionsbezeichnungen, Telefonnummer mit Durchwahl, Faxnummer und E-Mail-Adresse. Kennen Sie Ihre Kontakte und vereinbaren Sie, z.B. bei regelmäßigen Spielberichterstattungen, feste Termine und Zeiten, wann der Redakteur, der Pressesprecher oder Trainer des Vereins erreichbar sind. Solche Informationen können in einem gut geführten Presseverteiler ebenso integriert werden. Begrüßen Sie die Presse vor Ort und ermöglichen Sie, falls nicht sowieso verpflichtend, einen Raum oder Gelegenheit für ein Interview mit Vertretern des Vereins.

Zusätzlich ist es unerlässlich, dass der Presseverteiler immer auf dem aktuellen Stand gehalten und Änderungen sofort eingearbeitet werden. Bleiben Sie deshalb immer in Kontakt zu ihrem Ansprechpartner, um so rechtzeitig von Veränderungen zu erfahren. Unterteilen Sie Ihren Verteiler in verschiedene Sparten (z.B. Tageszeitungen, Rundfunk, Fernsehen, Internetprotale, befreundete Vereine, Privatpersonen), um beispielsweise bei einem Mailing verschiedene Nutzergruppen ansprechen zu können. Und bitte denken Sie daran: Es ist nicht der Chefredakteur, der für Ihre Angelegenheiten zuständig ist. Schließlich haben auch Sie innerhalb des Vereins einen Pressesprecher installiert, der Aufgaben im Sinne des Vorstandes kommuniziert und weitergibt.

Die Optik macht´s – auch digital

In unserer digitalisierten Welt sind Pressemeldungen oder Einladungen via E-Mail das Maß der Dinge. Schriftliche Einladungen sollten nur zu bestimmten und gleichzeitig besonderen Anlässen (Gala, Messe) erfolgen. Versendungen sollten dabei auch von den jeweiligen Erscheinungsrhythmen der Zeitungen oder Zeitschriften abhängig gemacht werden. Bei monatlich erscheinenden Medien versenden Sie einmal im Monat, bei wöchentlichen Erscheinungen, einmal pro Woche. Immer gilt jedoch: den Redaktionsschluss berücksichtigen und keinesfalls verpassen.

Durch den Einsatz unterschiedlicher Computersysteme, E-Mail-Programme oder Textverarbeitungen kann es zu Schwierigkeiten bei der Datenübermittlung kommen. Daher ist es sinnvoll, Ihre Pressemitteilung in einem Format zu verschicken, welches von anderen Nutzern verarbeitet werden kann. Achten Sie auf eine gängige Schriftart (z.B. Arial) sowie bekannte Computerprogramme wie MS Office Word oder generieren Sie PDF-Dateien. Stellen Sie wichtige Informationen deutlich heraus, zum Beispiel Datum, Überschrift oder Hauptthema. Halten Sie eine Schriftgröße sowie einen übersichtlichen Zeilenabstand ein und vereinbaren Sie ggf. mit Ihrem Ansprechpartner die vorgeschriebene Zeichenmenge. Versetzen Sie sich dazu bitte wieder in unseren Kaffee-verschüttenden-Redakteur, der Ihre Mitteilung kurz vor Druckschluss einfügen muss.

Ein gutes Foto erhöht die Druckchance: Liefern Sie nach Möglichkeit immer ein aktuelles Bild vom Spieltag oder des Pressetermins, benennen Sie dabei in der Bildunterschrift die erkennbaren Personen. Auch das Vereinslogo macht sich in der morgendlichen Tageszeitung gut und erhöht den Bekanntheitsgrad. Sicher finden sich in Ihren Reihen begeisterte Hobby-Fotografen, die zusätzlich Material für eine Online-Galerie der schönsten Bilder liefern können.

Wer fesselt, kann begeistern

Nutzen Sie Ihre Pressemitteilung, z.B. ein Spielbericht über das vergangene Heimspiel der 1. Herrenmannschaft, auch in eigenen Medien. Pflegen Sie Ihre Internetpräsenz, Ihren Twitter-Account, Ihre Fanseite bei Facebook oder Ihr Heimspielmagazin. Setzen Sie auf Aktualität, Innovation und Kreativität. Tun Sie etwas Neues – niemand möchte alte Geschichten oder bereits bekannte Informationen lesen.

Viele Leser entscheiden nach der Überschrift, ob sie weiterlesen oder nicht. An diese Regel hält sich auch ein Redakteur. Der Nutzen muss bereits auf den ersten Blick erkennbar sein. Sorgen Sie für eine auffällige und zugleich pfiffige Überschrift, die zugleich kurz, prägnant und aussagekräftig ist. Stellen Sie in den ersten Sätzen klar, um wen es geht sowie was dieser an welchem Ort und zu welchem Zeitpunkt tut.

Achten Sie jedoch bei allen Emotionen auf eine sachlich faire und wahrheitsgetreue Beschreibung der Ereignisse. Schreiben Sie nicht nur bei Erfolgen Ihres Vereins, auch Niederlagen sind lesenswert und rücken die Verantwortlichen in ein offenes und transparentes Licht. Niemand möchte Beleidigungen, Provokationen oder Parolen gegenüber anderen Mannschaften oder den Schiedsrichtern lesen. Dies hat weder Stil noch trägt es zu einem gesunden sportlichen Klima in der Vereinswelt bei.

Den richtigen Rhythmus finden

Eine Basketball-Saison ist einfach. Es gibt festgelegte Termine, einen frühzeitig verschickten Spielplan und genügend Informationen rund um Gegner und Tabellensituation. Überlegen Sie sich vereinsinterne Regeln, wann welche PR-Maßnahme in Kraft treten soll. Verfassen Sie beispielsweise mittwochs einen Ausblick auf das kommende Wochenende, berichten Sie von gegnerischen Spielern, der Verfassung der eigenen Mannschaft, möglichen Aufeinandertreffen in der Vergangenheit und runden Sie Ihr Werk mit Zitaten des eigenen Cheftrainers ab.

Nach dem Spieltag selbst sollte spätestens am darauf folgenden Tag ein zusammenfassender Spielbericht verschickt werden, der auch statistische Werte wie Punkte und herausragende Einzelleistungen bereithält. Nutzen Sie die restlichen Tage der Woche für markante Statusmeldungen in Ihrem Web 2.0-Netzwerk, das sich im Zeitalter der Apple- und Smartphone-Geräte auch für Live-Nachrichten, Halbzeitstände oder Endergebnisse eignet.

Finden Sie einen Weg, Ihre Mitglieder zu informieren. Das kann per internem Newsletter, Vereinszeitschrift oder Mailing geschehen. Überfrachten Sie dabei Ihre ehrenamtlichen Helfer nicht, sondern bündeln Sie Informationen. Eingerichtete E-Mail-Verteiler werden gerne missbraucht und sorgen für volle Postfächer. Legen Sie intern einen Rhythmus fest, wann, wer und wie oft an die Mitglieder und Helfer kommuniziert wird.

Seien Sie professionell: Zu einer gelungenen Sport-Veranstaltung gehört nicht nur Cola und Imbiss in der Halbzeitpause, sondern auch eine Spieltags- oder Hallenzeitung, die jedem Zuschauer Gelegenheit gibt, sich vor und während des Spiels zu informieren. Stellen Sie das gegnerische Team vor, wählen Sie den Vereinsmitarbeiter des Monats, bauen Sie eine Verlosung oder aktuelle Vereins-neuigkeiten ein. Nutzen Sie Ihre Hallenzeitung gleichzeitig für Anzeigen Ihrer Sponsoren und Partner. Beziehen Sie in Ihre Überlegungen mit ein, welche Dinge für ein solches Magazin geklärt sein müssen: Umfang, Layout, Auflage, Verteilung, Redaktionsschluss, Druckpartner sowie finanzielles Budget sollten gewichtige Rollen in Ihren Planungen einnehmen.

Schaffen Sie einen (neuen) Multimedia-Mix

Öffentlichkeitsarbeit spielt sich schon lange nicht mehr nur in Printmedien ab. Das Web 2.0 ist auf dem Vormarsch, Video-Magazine oder Podcasts spielen sich vermehrt in die vorderste Front der Medien-Macher. Bedienen Sie alle Gruppen, aber schließen Sie keine aus. Bedenken Sie, dass Statusmeldungen via Facebook nur dort angemeldete User lesen können – tragen Sie Sorge dafür, dass Sie alle Kanäle bedienen und einen Multimedia-Mix schaffen, der zeitgleich sinnvoll aufeinander aufbauen kann.

„Ein Unternehmen ohne Öffentlichkeitsarbeit ist wie ein Mann, der einem Mädchen im Dunkeln zuwinkt: Er weiß zwar, was er will, aber das Mädchen sieht ihn nicht“, philosophiert Wolfgang Michaelis-Müller, deutscher Top-Manager und BP-Direktor. Das sind wahre Worte, die auch in der Vereinslandschaft vor allem durch die Entwicklung des Internets an Bedeutung gewinnen.

Gönnen Sie sich und Ihren Public Relations eine Generalüberholung oder zumindest einen Frühjahrsputz. Schließlich tun Sie Gutes und möchten dafür wahrgenommen werden. Ob Sie dabei mehr als nur die fünf Euro für das Phrasenschwein investieren, bleibt Ihnen überlassen.